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業(yè)務(wù)外包為何難收降低成本之效？

企業(yè)把信息技術(shù)業(yè)務(wù)外包出去的理由有很多，其中最重要的莫過于要節(jié)約成本了。然而，為什么有如此之多的外包交易最終卻無法實(shí)現(xiàn)這一初衷呢？

為什么許多信息技術(shù)外包交易達(dá)不到預(yù)期的成本削減效果？

原因有三：首先，企業(yè)未能預(yù)見到商業(yè)環(huán)境或是技術(shù)方面出現(xiàn)的變化，結(jié)果導(dǎo)致意料之外的支出；其次是外包商、首席信息長以及使用了外包技術(shù)的公司各部門未能協(xié)調(diào)一致；最后是企業(yè)沒有考慮到隱性成本。

首先，環(huán)境會(huì)隨著時(shí)間的推移而發(fā)生變化，這就有可能產(chǎn)生新的成本。

外包業(yè)務(wù)的整體經(jīng)濟(jì)效果以及它預(yù)期會(huì)產(chǎn)生的成本節(jié)約效果都將發(fā)生變化，原有的計(jì)劃就行不通了。

再者，如果外包方、信息技術(shù)部門以及公司的各業(yè)務(wù)部門在外包安排上各持己見、想法不一，那么成本節(jié)約效果也難如人意。

以一家制藥公司為例來說明這個(gè)問題。該公司曾與某外包商簽訂協(xié)議，要其為自己提供電腦硬件、軟件和技術(shù)支持。

當(dāng)該公司的市場(chǎng)部為了籌備一項(xiàng)重要產(chǎn)品的推出而需要信息技術(shù)支持時(shí)，外包方卻無法按照市場(chǎng)部經(jīng)理的具體要求提供這一支持──它只同意按原有協(xié)議規(guī)定的價(jià)格和時(shí)間提供服務(wù)。

雖然市場(chǎng)部最終還是獲得了它需要的設(shè)備和服務(wù)，但時(shí)間和金錢上的損失卻是無可挽回的了。

首席信息長簽署的協(xié)議與實(shí)際商業(yè)活動(dòng)是有所區(qū)別的，前者涉及的服務(wù)水平不同于商業(yè)活動(dòng)中的實(shí)際需求；協(xié)議內(nèi)容不足以滿足那些新要求，顯得有些單一。

接下來，再談?wù)劦谌N情況：隱性成本。它往往應(yīng)歸咎于企業(yè)與外包方的草率從事，雙方都缺乏足夠的認(rèn)真與仔細(xì)。最常見的一項(xiàng)隱性成本緣自對(duì)一個(gè)顯而易見事實(shí)的忽視：企業(yè)對(duì)外包商的工作同樣要進(jìn)行檢查，當(dāng)然這就需要一筆開支。

多數(shù)公司不會(huì)去考慮管理外包企業(yè)的問題，但是要知道，它們同樣需要管理，具體方式與管理公司自己的業(yè)務(wù)也會(huì)不同。到最后，這筆管理費(fèi)也就成為了新增成本。

多數(shù)情況下這種失察是“雙方面的問題”；并不能單怨客戶，供應(yīng)方也難咎其責(zé)。

譬如，外包企業(yè)有時(shí)并不清楚該如何按照合同來應(yīng)對(duì)各種變化，或是沒有盡力來滿足客戶的期望。有時(shí)問題出在一項(xiàng)工作根本不適合包給某家公司去做。

首席信息長最終敲定外包合同前需要做些什么呢？

首席信息長第一要明確公司將業(yè)務(wù)外包的目標(biāo)是什么。其次，他們要知道公司需要外包方提供哪方面的資源和能力。除此以外，他們還應(yīng)學(xué)會(huì)評(píng)估表現(xiàn)，清楚如何使公司的信息技術(shù)部、相關(guān)業(yè)務(wù)部門同外包企業(yè)建立起有效的溝通。

首席信息長如何確保外包交易達(dá)到節(jié)約成本的目的？

為了避免遭遇“大驚失色”，提供了下面四條原則。首先，在簽署協(xié)議前，其中的某些具體條款要得到信息技術(shù)部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門以及外包方的一致認(rèn)可。這些條款涉及三個(gè)方面：外包方所提供服務(wù)的內(nèi)容、交付時(shí)間和交付價(jià)格。如果縮減成本是首當(dāng)其沖的目的，那么當(dāng)事各方還需事先商定其他優(yōu)先事項(xiàng)的重要程度，如對(duì)求助電話的反應(yīng)時(shí)間等。

原則之二：當(dāng)事各方都應(yīng)了解為了達(dá)到預(yù)定目標(biāo)他們要付出哪些努力和代價(jià)。如果是為了減少成本，那或許意味著解決求助問題的時(shí)間要更長，抑或是設(shè)備升級(jí)將受到不利影響。

原則之三，每個(gè)人都要清楚“誰是負(fù)責(zé)什么的”──即明確各業(yè)務(wù)部門、信息技術(shù)部以及外包商各自的職責(zé)。這一點(diǎn)一定要弄明白。

第四，從外包交易開始，企業(yè)就需要對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估，記錄下執(zhí)行過程中的所有變化，并將這些變化反饋給當(dāng)初制定預(yù)期目標(biāo)的人。

企業(yè)在外包交易中如此重視成本的節(jié)約，這樣做正確嗎？它們還應(yīng)關(guān)注其他哪些領(lǐng)域呢？

節(jié)約成本是一個(gè)不可忽略的方面，但也應(yīng)看到外包交易帶來的其他積極作用。

舉例來說，外包商使企業(yè)具備了一種靈活適應(yīng)性，從而能夠隨著需求的變化迅速對(duì)技術(shù)作出調(diào)整，并能使企業(yè)根據(jù)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的變化相應(yīng)調(diào)整信息技術(shù)支出。此外，外包商還能讓企業(yè)更好地開展研究，開發(fā)新技術(shù)。

一項(xiàng)外包合同成功與否取決于成本、速度以及外包商的業(yè)務(wù)能力。

對(duì)于最后一點(diǎn)，如果我是內(nèi)行，我的工作速度就會(huì)加快，成本也會(huì)降低；但如果我比較外行，那速度就會(huì)受影響，成本也會(huì)隨之上升。這三個(gè)因素是相輔相成，而不是相互孤立的。